Rekisteriselosteet

Tietoja vaalien toimittamiseen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi

Vaalien toimittamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely.

2. Rekisterinpitäjä

Oikeusministeriö, [email protected] (pois lukien äänioikeusrekisteri)

Digi- ja väestötietovirasto, [email protected].  Lue lisää Äänioikeusrekisterin tietosuojaseloste.

Oikeusministeriön tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostiosoitteesta [email protected]. Ensisijaisesti yhteydenotot vaalien henkilötietojen käsittelyyn liittyen kannattaa osoittaa vaalien sähköpostiosoitteeseen [email protected]. 

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoituksena on yleisten vaalien toimittaminen ja siihen liittyvä viranomaistyö, tutkimus ja tiedotus.

Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohdan c-alakohta (viranomaisen lakisääteinen tehtävä)

Vaalilaki 1-3 luku, 43 §

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 20 §

4. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Käyttäjärekisteri: Henkilöt, joille on myönnetty vaalitietojärjestelmän käyttöoikeus. Nimi, henkilötunnus ja vaaleihin liittyvät roolit ja organisaatiot, joissa nämä roolit ovat. Lisäksi käyttäjien on tarvittaessa tallennettava kirjautumistiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Käytönvalvontarekisteri: Vaalitietojärjestelmän käyttäjät, mukaan lukien tulospalvelu.vaalit.fi-sivuston käyttäjät. Tulospalvelusivustolla selaimen tunnistetiedot, ip-osoite sekä tiedot ladatuista sivuista. Vaalitietojärjestelmän rekisteröityneistä käyttäjistä tallennetaan lisäksi henkilötunnus ja vaalitietojärjestelmässä tehdyt toimenpiteet.

Puolueiden nimenkirjoittajien rekisteri: Puoluerekisteriin merkittyjen puolueiden nimen kirjoittamiseen oikeutetut. Nimi, henkilötunnus, osoite, puolue jonka nimen kirjoittamiseen on oikeutettu.

Ehdokas- ja tulosrekisteri: Ehdokashakemuksiin merkityt henkilöt. Nimi, henkilötunnus, kotikunta. Lisäksi ehdokkailla ehdokasnumero, ikä vaalipäivänä, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, tiedot kansanedustajana, europarlamentaarikkona tai kunta- tai maakuntavaltuutettuna toimimisesta, ehdokashakemuksessa ilmoitettu arvo, ammatti tai toimi, puhuttelunimi, ehdokasasettaja, äänimäärä ja vertailuluku jokaiselle äänestysalueelle, jossa ehdokkaana. Vaaliasiamiehillä lisäksi osoite, syntymäaika, sähköposti ja puhelinnumero.

Äänioikeusrekisteri: Vaaleissa äänioikeutetut ja äänioikeusrekisterin sisällöstä oikaisuvaatimuksen tehneet. Nimi, henkilötunnus, sukupuoli, äänestysalue, turvakieltotieto, kansalaisuus, jos muu kuin Suomi, äänioikeuden peruste, jos muu kuin kansalaisuus tai asuinpaikka (Suomeen muuttopäivä), tieto äänioikeuden käyttämisestä.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät (säännönmukainen luovutus)

Tietojen käsittelijänä toimii Oikeusrekisterikeskus ja sen alihankkijat. Äänioikeusrekisterin tietoja luovutetaan lisäksi kunnille vaalien toimittamista varten, poliisille vaalirikosten selvittämiseksi, Tilastokeskukselle ja tutkimuskäyttöön.

Nimi-, ehdokaslista- ja tulostiedot ehdokkaista julkaistaan internetissä. Kaikki tiedot luovutetaan muille vaaliviranomaisille, Valtiontalouden tarkastusvirastolle ja eduskuntavaaleissa eduskunnalle. Ne voidaan luovuttaa tutkimuskäyttöön. Lisäksi tietoja luovutetaan Näkövammaisten liitto ry:lle pistekirjoituksella toteutettavia ehdokasluetteloita varten.

6. Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Henkilötietojen säilytysajat on määritelty ottaen huomioon käsittelyn tarkoitus sekä tietosuoja-asetuksen 5 artiklassa säädetty tietojen minimoinnin ja säilytyksen rajoittamisen periaatteet.  Säilytysaika perustuu lakiin ja oikeusministeriön arkistonmuodostussuunnitelmaan.  Äänioikeusrekisterin sekä ehdokas- ja tulosrekisterin tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Tarkempia tietoja eri tietoryhmien säilytysajoista saa osoitteesta [email protected].

7. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Tiedot, joita ei ole julkaistu internetissä, ovat fyysisesti ja sähköisesti suojatussa ympäristössä. Järjestelmän käyttöoikeuksia myönnetään vaalitehtävien mukaisiin rooleihin, ja käyttäjät tunnistetaan vahvaa tunnistusta käyttäen. Tietojen käsittelystä muodostetaan loki.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Voit pyytää pääsyä itseäsi koskeviin tietoihin ottamalla yhteyttä oikeusministeriön kirjaamoon sähköisesti, kirjeitse tai henkilökohtaisesti. Yhteyshenkilön yhteystiedot ovat kohdassa 2. Tietojasi pyytäessäsi sinun tulee todistaa henkilöllisyytesi, ja siten osoittaa oikeutesi tietojesi tarkastamiseen.

Jos havaitset, että tiedoissasi on epätarkkuus tai virhe, voit pyytää sen oikaisemista. Yksilöithän pyynnössäsi, mikä tieto on käsityksesi mukaan virheellinen, millä perusteella, ja miten tietoa tulisi muuttaa. Voit myös pyytää henkilötietojesi täydentämistä, jos ne ovat mielestäsi puutteelliset.

Jos olet kiistänyt henkilötietojesi paikkansapitävyyden, sinulla on oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes niiden paikkansapitävyys on varmistettu.

Jos haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä, ota ensisijaisesti yhteyttä oikeusministeriön kirjaamoon, [email protected]. Sinulla on oikeus valittaa tietojesi käsittelystä myös valvontaviranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.